منابع مقاله با موضوع استقرار سیستم برنامه ریزی منابع سازمان

منابع مقاله با موضوع استقرار سیستم برنامه ریزی منابع سازمان

دانلود پایان نامه

 

هزینه‌های مشاوره: مشاوران با دانش و تخصص خود در انتخاب یک سیستم ERP که با نیازهای سازمانی بیش‌ترین سازگاری را داشته باشد، به سازمان کمک می‌کنند. هم‌چنین آن‌ها در مرحله‌ی اجرا، نقش یک میانجی میان تامین‌کننده و فروشنده سیستم و سازمان را ایفا می‌کنند. آن ها با انتقال دانش و تجربه خود و ارائه برنامه‌های آموزشی به کاربران سیستم جهت به کارگیری سیستم و نیز کمک به سازمان در مهندسی مجدد فرآیندهای خود به سازمان مشتری در استقرار سیستم کمک می نمایند و برای این منظور هزینه‌های بسیار بالایی را به وی تحمیل می نمایند.
هزینه‌های سخت‌افزار: استقرار سیستم ERP، نیازمند ایجاد تغییراتی در زیربنای سخت ‌افزاری موجود در سازمان است. این تغییرات می‌توانند محدوده‌ی گسترده‌ای از تغییر جزیی و یا تغییر کامل سخت‌افزارهای موجود را در برگیرد. همچنین مسائل دیگری هم‌چون ظرفیت، ارتباط شبکه، تأمین انرژی، UPS ، سرور، پایگاه داده، زیرساخت های شبکه (سوئیچ، هاب، روتر، کابل کشی و …) خدمات و نرخ سرعت پردازش نیز در ارتباط با هزینه های سخت افزار، مهم به شمار می روند.
پروانه‌های (مجوزهای) نرم افزار: بعد از انتخاب سیستم، سازمان به مجموعه‌ای از قراردادهای توافقی برای تحصیل آن نیاز است. هزینه‌ی این قراردادها می‌تواند به شیوه‌های مختلفی محاسبه شود. بعضی قراردادها، تعداد پروانه‌ها (مجوزها) و تعداد کاربران را بررسی می‌کند و بعضی دیگر شامل عواملی همچون تعداد پرسنل هستند.
هزینه‌های فرصت از دست رفته: به هزینه‌های صرف نظر کردن از یک انتخاب که می تواند منافع بالقوه ای برای سازمان مشتری فراهم آورد، اطلاق می شود. این نوع از هزینه ها زمانی مطرح می گردد که سازمان مشتری با انتخاب از میان چندین سیستم برنامه ریزی منابع سازمان که در بازار وجود دارند، رو به رو است.
هزینه‌های آموزش: هزینه‌های آموزش کاربران نهایی و یا تیم پروژه در خصوص نحوه کاربرد سیستم و انجام فعالیت ها بر اساس فرآیندهای جدید و ایجاد درک درستی از فرایندهای موجود در سیستم جهت انجام فعالیت های بخش ها و واحدهای مختلف سازمان از طریق این سیستم؛ حجم بالایی از هزینه های استقرار و پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را به خود اختصاص می دهد.
هزینه‌های منابع انسانی: این هزینه‌ها مربوط به تیم پروژه هستند که وزن بالایی هم دارند. از آن‌جا که این افراد متخصصان حرفه‌ای هستند، قیمت هرساعت کاری آن‌ها بالاست و گاه لازم است که منابع انسانی مورد نیاز از خارج سازمان استخدام شوند. به طور کلی هزینه های مرتبط با به کار گماری مدیر پروژه، هماهنگ کننده پروژه، اعضای تیم متمرکز بر تکنولوژی مانند معمار سیستم، مدیران پایگاه داده، متخصصین فنی و کارشناسان کسب و کار جزو این دسته از هزینه ها محسوب می شوند.
هزینه انتقال وتبدیل داده‌ها: این دسته از هزینه ها نوعا شامل هزینه های مرتبط با ایجاد مجدد داده هایی که با نیازهای جدید سازگاری داشته باشند، می باشد. گاهی داده‌های موجود در سیستم های قدیمی سازمان با ساختار جدید داده ها در سیستم برنامه ریزی منابع سازمان متناسب نبوده و از این رو سازمان نیازمند وارد کردن داده‌های جدید در سیستم خواهد بود که سبب افزایش هزینه‌های پروژه خواهد شد. به علاوه بخش عمده ای از داده های موجود در سیستم های اطلاعاتی موجود در سازمان باید به فرمت قابل پذیرش در سیستم برنامه ریزی منابع سازمان تبدیل و آنگاه در پایگاه های اطلاعاتی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان نگهداری شوند. چنین اقدامی بسیار زمان بر بوده و در بسیاری موارد با خطا، شکایات کاربران و نارضایتی مدیران ارشد از عملکرد سیستم همراه است و به همین علت هزینه نسبتا بالایی برای سازمان به دنبال خواهد داشت.
هزینه مرتبط با زمان صرف شده به وسیله‌ی کارکنان: یکی دیگر از هزینه ها، مربوط به زمان صرف شده توسط تیم پروژه و کارکنان سازمان جهت انجام وظایف مربوط به پروژه و ضایعات مربوط به کاهش کارایی کارکنان در ابتدای نصب و استقرار سیستم می باشد.
هزینه‌های مهندسی مجدد شرکت: اجرای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان دربیش‌تر مواقع به معنای یک تغییر اساسی در فرآیندهای تجاری سازمان است که شامل تغییرات اجباری در فرآیندها و ساختارهای سازمانی است. مطالعه ادبیات موضوع نشان می دهد که در نصب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، بیش از50% بودجه‌ی مرحله اجرا صرف انجام مهندسی مجدد فرآیندهای سازمان می گردد.
هزینه سازگاری سیستم با تغییرات کسب و کار: از آن جایی که سازمان‌ها همواره در حال تغییر و تحول هستند و جریان اطلاعات جدید و فرآیندهای تجاری جدیدی ایجاد می گردند؛ بنابراین وجود نیاز به تغییر و سازگاری سیستم متناسب با این تغییرات، منجر به تحمیل هزینه هایی برای سازمان خواهد شد.
هزینه‌های خرابی سیستم: این نوع از هزینه‌ها بر اثر بروز خرابی در سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ایجاد می‌شوند. هزینه خرابی در سازمان های بزرگ و سازمان هایی که با حجم بالای هزینه‌های مستقیم مواجه هستند، (به علت ایجاد اختلال در سفارش گذاری ها و کنترل موجودی) می تواند سبب ایجاد بی‌نظمی در سازمان‌ ‌شده و هزینه بسیار بالایی را به سازمان تحمیل نماید. هم چنین خرابی‌ سیستم می تواند باعث بروز هزینه‌های غیرمستقیم از قبیل از دست دادن دسترسی به اطلاعات حیاتی سازمان، از دست دادن رضایت مشتری و یا حتی ناتوانی برای بقا در صنعت شود.
هزینه ناشی ازدست دادن انگیزه‌ی رقابت‌جویی: همان طور که پیش تر اشاره شد، سیستم برنامه ریزی منابع سازمان منجر به استاندارد کردن مدل‌های تجاری و فرایندهای کسب و کار در سازمان هایی که اقدام به استقرار این سیستم می نمایند، می شود. در مواقعی که مدل تجاری یک سازمان و فرایندهایی که برای انجام فعالیت های خود دارد یک مزیت‌ رقابتی برای آن محسوب گردد، استقرار سیستم برنامه ریزی منابع سازمان می تواند سبب کاهش این مزیت و کاهش انگیزه رقابتی سازمان گردد.
هزینه‌ی نصب برنامه های کاربردی جدید: در بسیاری از اوقات سازمان هایی که اقدام به نصب سیستم می نمایند، پس از مدتی اقدام به خرید و استقرار سایر سیستم ها و برنامه های کاربردی که قابلیت تطابق با سیستم را دارند و می توانند برای پیش برد فعالیت های برون سازمانی کسب و کار مورد استفاده قرار بگیرند، می نمایند. برنامه هایی از قبیل برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پیشرفته، مدیریت روابط مشتری، جریان کار و تجارت الکترونیک از این دسته هستند که منجر به ایجاد هزینه های جدید برای سازمان می گردند.
هزینه پیکربندی و تست سیستم: پس از پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ناکارایی‌هایی در عملیات سیستم مشاهده می‌شود که هرکدام نیازمند اصلاحاتی در پیکربندی سیستم هستند. به علاوه تست سیستم و حصول اطمینان از روند صحیح اجرای فعالیت ها و کارکرد سیستم، یکی از مراحل اصلی پیاده سازی سیستم است که هزینه نسبتا بالایی را به دنبال دارد چرا که به اعتقاد برخی از محققان در حدود 20 درصد کل زمان چرخه عمر سیستم صرف این مساله می شود.
هزینه ایجاد و نگهداری مستندات سیستم: هزینه های این قسمت شامل هزینه های مرتبط با رویه های آموزشی مورد نیاز، اسناد مرتبط با راهنمای استفاده از سیستم، چگونگی تبدیل داده ها، چک لیست ها، جزئیات برنامه های کاربردی و فایل های مربوط به ارائه موارد آموزشی و… است که باید در اختیار تیم پروژه قرارگیرد تا نیاز به طراحی و تولید آنها از صفر وجود نداشته باشد.
هزینه سفارشی کردن نرم افزار :همان طور که پیشتر نیز اشاره شد، در مواقعی نیاز است تا جهت بهره برداری بهینه از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، اقدام به تغییر آن بر اساس شرایط خاص سازمان جهت انطباق با شرایط کاری و فرایندهای موجود کسب و کارگردد. اصولا بخش تولید در هر سازمان، قسمت خاص آن سازمان محسوب شده که اغلب سبب می شود تا برنامه کاربردی تولید بنا به درخواست این واحد از سازمان مشتری، اصلاح و سفارشی سازی شود .
هزینه نگهداشت سیستم: این هزینه شامل هزینه های تعمیر و نگهداری سالانه برای سیستم عامل و پایگاه داده برای هر سرور و هزینه تعمیر سخت افزار را شامل می شود که اغلب مبالغ بالایی را به سازمان تحمیل می نماید (Anderson, 2003; Rose and Kraemmergaard, 2006; Momoh et al., 2010).
شایستگی و صلاحیت فنی اعضای تیم پروژه
ایجاد یک تیم از حوزه های مختلف کاری بسیار لازم و ضروری بنظر می رسد و نقش مهمی در موفقیت استقرار سیستم ایفا می نماید. اعضای تیم پروژه باید از میان بهترین پرسنل موجود در سازمان فروشنده باشند که از هر دو نوع دانش و مهارت کسب و کار و فنی بهره مند باشند، پروژه پیاده سازی سیستم مدیریت منابع سازمان در اولویت اول کاری آنان باشد و بصورت تمام وقت در این حوزه فعالیت نمایند. آن ها مسئولیت پیش بردن پروژه بر اساس برنامه استقرار سیستم را بر عهده دارند و باید به نحو موثری از منابعی که توسط مدیریت ارشد در اختیار آن ها قرار داده شده است در جهت انجام موفقیت آمیز پروژه استفاده نمایند (Madapusi, 2008). صلاحیت اعضای تیم پروژه به میزان دانش و درک اعضای تیم از سیستم و فرآیندهای کسب و کار اطلاق می گردد. بنابراین سازمان باید اطمینان حاصل کند که اعضای تیم پروژه نه تنها دارای صلاحیت گسترده تکنولوژیکی هستند، بلکه دارای دانش در رابطه با نیازهای کسب و کار نیز می باشند. همچنین تیم پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان باید از افرادی که دارای مهارت، انعطاف پذیری، توانایی پذیرش مسئولیت تصمیم گیری و تعهد به پروژه هستند، تشکیل شوند (Wang et al., 2008 ;Upadhyay et al., 2011). با توجه به این که این تیم مسئول پیاده سازی سیستم در مراحل متعدد آن (از مرحله نخست که شامل بررسی فرآیندهای فعلی کسب و کار و as-is سازمان است تا شناسایی شکاف و فاصله ما بین وضعیت موجود به وضعیت مطلوب) می باشد؛ به همین علت یک تیم پروژه مناسب می تواند تاثیر به سزایی در افزایش اثر بخشی عملیات استقرار و دستیابی به اهداف مورد نظر داشته باشد (Momoh et al., 2010).
شایستگی و صلاحیت ارتباطی اعضای تیم پروژه
مهارت های ارتباطی افراد تیم پروژه به آن ها کمک می کند تا با مسئولین و کارکنان سازمان مشتری به نحو موثری ارتباط برقرار کرده، از مسائل و مشکلات موجود در فرایند پیاده سازی سیستم به موقع مطلع گردند و اقدامات مقتضی را در زمان مناسب جهت رفع مشکلات انجام دهند. صلاحیت های برقراری ارتباط این تیم، می تواند از وجود ارتباط میان آن ها در تمامی سطوح سازمان و در سراسر چرخه عمر سیستم برنامه ریزی منابع سازمان که یکی از ارکان موفقیت استقرار این سیستم است، اطمینان حاصل می نماید. ارتباطات باز و صادقانه با ذینفعان مختلف سازمان مشتری در سراسر چرخه زندگی سیستم منجر به فهم و درک بیشتر نیازهای سازمانی و متعاقبا کاهش مقاومت کارکنان سازمان و پذیرش سریعتر و استفاده موثرتر از سیستم خواهد شد. در صورت امکان اعضای تیم باید در یک محل استقرار داشته باشند تا امکان برقراری ارتباط و همکاری را با یکدیگر داشته باشند (Madapusi, 2008). ارتباطات مورد نیاز در پروژه استقرار سیستم شامل تبادل اطلاعات و نقطه نظرات و نیز تسهیم اطلاعات میان کلیه ذی نفعان پروژه اعم از اعضای تیم استقرار پروژه و افراد سازمان مشتری است. این مساله خصوصا در هنگامی که اعضای تیم دارای توزیع شدگی جغرافیایی هستند اهمیت بیشتری می یابد. بر این اساس باید اطمینان حاصل نمود که اعضای تیم قادر به بیان ایده ها و نقطه نظرات خود هستند. ارتباط میان اعضای تیم پروژه می تواند به صورت برگزاری جلسات، ارتباطات چهره به چهره و استفاده از ابزارهای ارتباطی مانند خبرنامه ها، بولتن های ماهانه و … باشد (Ferran and Salim, 2008). بنابراین ارتباط میان اعضای تیم پروژه و ارتباط تیم با کارکنان سازمان مشتری اهمیت فراوانی در موفقیت پیاده سازی این سیستم دارد. همچنین وجود برنامه و راهکار مناسب ارتباطی میان اعضا می تواند مدیریت پروژه را از تاثیرات استقرار سیستم، ریسک ها و مخاطرات و پیشرفت پروژه مطلع سازد (Dezdar and Ainin, 2011; Upadhyay et al., 2011; Ptak, 2004).
2-10-4) کارکنان سازمان:
ویژگی های کارکنان و مشارکت آنان در تعریف نیازمندی های سیستم و استقرار آن
پس از بررسی ادبیات تحقیق مشخص شد که این فاکتور نیز یکی از عواملی است که در استقرار موفقیت آمیز سیستم برنامه ریزی منابع سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است به طوری که کارکنان استفاده کننده از سیستم ( بخصوص کاربران عملیاتی سیستم) در بخش های مختلف سازمان، به عنوان یکی از عمده ترین عوامل ناکامی اجرای پروژه پیاده سازی سیستم به شمار می روند. هر یک از کارکنان بخش های مختلف سازمان، دارای اطلاعات و دانش خاص واحد خود هستند (Vandaie, 2008). این افراد باید دارای مهارت و شناخت کافی از اجزای سیستم و بخش های مختلف آن باشند تا بتوانند پس از نصب و استقرار سیستم به درستی از سیستم در جهت پیشبرد وظایف و فعالیت های خود استفاده نمایند. به علاوه کارکنان سازمان باید به تیم پروژه استقرار در مرحله شناسایی نیازمندی هایی که قرار است سیستم به آن ها پاسخ دهد، یاری برسانند. از آن جا که تقریبا یک سوم کل پروژه های نرم افزاری به دلیل عدم تشریح مناسب نیازمندی ها و مدیریت صحیح آن ها با شکست مواجه می شوند (بی بالان، 1389)، لذا مشارکت کارکنان در بیان دقیق نیازمندی ها سبب می شود تا سازمان فروشنده سیستم برنامه ریزی منابع سازمان درک درستی از نیازهای سازمان مشتری به دست آورد و بر این اساس مجموعه ای از برنامه های کاربردی و نیازمندی های غیر کارکردی را به مشتری ارائه نماید که امکان پوشش نیازمندی های وی را به نحو موثر و کارا داشته باشد. در این راستا در صورتی که کارکنان سازمان دارای روحیه همکاری و مسئولیت پذیری بوده، از انگیزه لازم جهت استفاده از سیستم و دانش کافی در خصوص سیستم و نحوه کار با آن برخوردار باشند، می توانند نقش شایانی در استفاده موثر آمیز از سیستم و موفقیت استقرار سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ایفا نمایند.

مطلب مرتبط :   دانلود تحقیق در مورد اجتماعی و سیاسی

Close Menu